Ida Infront
2026
Trygg väg från 25 år gammal kod till e-arkiv
Ida Infront levererar e-arkivlösningar till offentlig sektor. I ett av deras projekt satt en stor svensk kommun med två uttjänta verksamhetssystem, fulla av känslig socialtjänstinformation som varken fick försvinna eller hanteras fel. Tillsammans har vi byggt en lösning som extraherar, gallringsbedömer och arkiverar innehållet, och samtidigt dokumenterat regler som tidigare bara fanns inbakade i ett 25 år gammalt system, regler som ingen längre kunde läsa eller förstå fullt ut innan vi klev in.
Bransch
E-arkivering och informationsförvaltning
Tjänster vi bidrog med
Förstudie, systemanalys, ETL-utveckling, arkivteknik
Leverabler
ETL-pipeline, METS/FGS-paket (Iipax), dokumenterade affärsregler
Utmaning
För kommuner som ska avveckla gamla verksamhetssystem är det sällan avvecklingen i sig som är svår, det är informationen som blir kvar. Kommunen i det här caset satt med två verksamhetssystem, Sofia och BBIC, som båda var tekniskt uttjänta men inte gick att stänga av. Innehållet är socialtjänstakter som enligt arkivlagen måste bevaras, och delar av det behövde dessutom vara åtkomligt för handläggare under en övergångsperiod. Gallringsreglerna, det vill säga vad som ska bevaras för alltid och vad som får raderas, hade aldrig dokumenterats. De satt inbakade i ett 25 år gammalt program som ingen längre kunde köra, läsa eller förstå fullt ut. Reglerna var dessutom komplexa: över 100 ärendetyper med egna frister, och krav på strikt hantering av sekretessklassat material genom hela processen.
Lösning
Vi bidrog med erfarenhet av både äldre verksamhetssystem och komplexa uttagsprocesser, och en förståelse för informationen bakom systemet, inte bara dess tekniska struktur.
Dokumenterade regler som går att lita på
Gallringsreglerna satt tidigare inbakade i ett 25 år gammalt program som ingen längre kunde köra eller förstå fullt ut. Vi läste den gamla logiken rad för rad och byggde om den till tydliga, dokumenterade regler i en modern teknisk grund som går att förvalta framöver. Kunden fick inte bara sin data arkiverad, utan även sina egna affärsregler tillbaka i läsbar form.
Byggd för att aldrig tappa data i tysthet
Lösningen är byggd med fail-fast som medveten designprincip: den stannar och flaggar hellre ett problem än fortsätter med luckor i datan, eftersom tyst dataförlust är det värsta som kan hända vid permanent arkivering av socialtjänstakter. Den sparar dessutom sina framsteg löpande, så att en avbruten körning kan återupptas där den slutade i stället för att börja om från noll, och bedömer alltid gallringsbarhet utifrån ett fast, förutbestämt datum snarare än körningsdagen, så att samma indata alltid ger samma resultat.
Verifierat i varje steg, inte bara på slutet
Lösningen extraherar, gallringsbedömer, routar och paketerar innehållet i fyra fristående steg, med verifiering innan gallring genomförs och leverans når kunden. Det gör att material som fortfarande ska vara aktivt i verksamheten förblir åtkomligt under övergångsperioden, samtidigt som resten av innehållet arkiveras permanent.
Resultat
Projektet är i sin slutfas. Socialtjänstmaterial för drygt 10 000 personer är uttaget och finns i ett format som är läsbart oberoende av leverantör och plattform. Gallringsreglerna finns dokumenterade och körbara, inte längre inlåsta i ett system ingen längre kan öppna, och aktivt material förblir åtkomligt för verksamheten under övergångsperioden. Det fanns ingen metod för att ta ut data manuellt ur Sofia överhuvudtaget, och det är kombinationen av Sofia- och BBIC-data, inte det ena systemet för sig, som avgör om materialet ska bevaras eller gallras. Utan IbisSofts lösning hade uttaget helt enkelt inte varit möjligt att genomföra manuellt. Mönstret är vanligt hos kommuner och regioner med gamla, verksamhetskritiska system och lagstadgade krav på bevarande, särskilt där reglerna bara finns kvar i koden, inte i dokumentationen.
"IbisSoft bidrar med en kombination av teknisk kompetens och verksamhetsförståelse som är mycket värdefull i våra e-arkivprojekt. De ställer rätt frågor, förstår kundens förutsättningar och skapar trygghet genom hela uttagsprocessen, särskilt när det handlar om komplex och känslig information."
Patrik Timelin
Sales Manager Archive & Communication, Ida Infront
Tobias Dipaoli
COO